Come organizzare un concerto di beneficenza in 4 semplici passi

La camminata o la corsa di beneficenza è generalmente un evento da seguire per organizzazioni non profit di quasi tutte le dimensioni. Ma con tutti gli enti di beneficenza e le loro madri che ospitano un 5K, potresti voler andare in una direzione diversa per il tuo prossimo evento di raccolta fondi. Se vuoi provare qualcosa di nuovo, pur seguendo un modello di raccolta fondi di lunga data, un concerto di beneficenza potrebbe essere proprio quello che stai cercando.

Potresti aver visto alcuni dei grandi spettacoli in TV. Solo negli ultimi anni, Bruce Springsteen, Alicia Keys, Jack Johnson e Stevie Wonder hanno prestato il loro tempo e le loro voci a cause che vanno dai soccorsi per l’uragano Sandy all’aiuto alle famiglie contadine alla lotta contro l’AIDS. Ma i concerti di beneficenza non sono solo per i famosi e i ricchi.

In questo post, parleremo di come una piccola no-profit può organizzare un concerto e raccogliere fondi mobilitando gli amici degli artisti, la famiglia e la comunità per aiutare. Per prima cosa ci occuperemo della pianificazione e degli artisti. Poi parleremo della promozione, della raccolta di fondi e di altre fonti di guadagno.

Passo 1: Scegliere il tuo spettacolo

Prima di tutto, chiediti: “Che tipo di spettacolo vuoi mettere su?”

Prima di iniziare a chiamare ogni musicista che conosci e vendere biglietti, devi avere un piano. Inizia con le dimensioni dell’evento che pensi che la tua organizzazione possa ospitare e quante persone vuoi attirare.

Se ti trovi in una zona poco popolosa o hai risorse molto limitate, puoi semplicemente ospitare alcuni artisti in uno spazio comunitario locale. Se operi vicino a una fiorente comunità musicale o a un centro culturale, potresti andare un po’ più in grande. La cosa bella è che puoi rendere il tuo concerto di beneficenza piccolo o grande quanto vuoi.

Una volta che conosci la scala del tuo evento, pensa se ci sarà un genere specifico o uno stile di musica in mostra. Puoi avere un concerto folk interamente acustico o una rumorosa battaglia delle band.

Per scegliere una direzione musicale, scopri cosa interessa alla tua comunità. Il country domina l’etere o è l’hip-hop che piace di più alla gente? Se non c’è uno stile prevalente, puoi anche ospitare una varietà di artisti, purché tu abbia l’attrezzatura di cui hanno bisogno.

Un dettaglio importante da sistemare è la tua sede. Conoscere l’ambientazione del tuo evento renderà più facile reclutare gli artisti e promuovere il concerto. Se il tuo locale ospita già atti musicali, può anche essere un ottimo modo per fare rete e contattare i musicisti.

Fase 2: Impostare la scaletta

Ora è il momento di mettere qualche rock star in cartellone. Ok, probabilmente non chiederai a Bono di suonare, ma reclutare i tuoi artisti non significa solo mettere su uno spettacolo. Gli artisti con cui collaborerai saranno un elemento chiave del tuo marketing e della tua raccolta fondi.

Assumendo che tu non abbia Taylor Swift tra le chiamate rapide, la tua migliore scommessa per gli artisti saranno gli artisti locali. Questo non è un male. Questi artisti saranno più accessibili e probabilmente porteranno i loro amici e familiari all’evento.
Puoi anche chiedere ai gruppi di creare pagine di gruppo e raccogliere fondi nelle settimane precedenti lo spettacolo. In questo modo, anche i sostenitori da fuori città e le persone che non possono partecipare avranno un modo per donare.

Una parola per i saggi: anche se i tuoi artisti sono appena agli inizi e non hanno molto seguito, trattali come professionisti. Devono sapere dove devono essere, a che ora devono essere lì e quali servizi avrete a disposizione (acqua, snack, ecc.). Non sarai in grado di attingere alla tua comunità musicale locale se gli artisti sentono che è difficile lavorare con te.

Step 3: Promuovere il concerto

Se stai tenendo un concerto di beneficenza per attingere a un nuovo pubblico, dovrai commercializzarlo. Naturalmente dovresti far sapere ai tuoi donatori e sostenitori esistenti dell’evento, ma non perdere di vista tutti gli amanti della musica locale che potrebbero essere interessati.

In questo modo, un concerto di beneficenza è in realtà molto simile alla raccolta di fondi peer-to-peer. Proprio come alcune persone doneranno per sostenere la campagna di un amico anche se non conoscono la vostra causa, ci può essere un pubblico che verrà per i vostri artisti, piuttosto che per la vostra organizzazione. E proprio come quei donatori peer-to-peer, avrete una grande opportunità per presentare il vostro nonprofit e coinvolgerli.

Oltre ai tuoi soliti canali di comunicazione, assicurati di promuovere in posti come:

  • Negozi di dischi e negozi di musica
  • Scuole di musica e istruttori locali
  • Sale di spettacolo

Chiedete al locale e agli artisti di promuovere lo spettacolo sui loro account di social media. Anche artisti relativamente sconosciuti possono avere migliaia di seguaci.

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Passo 4: Cosa fai per i soldi, tesoro

Un’altra grande caratteristica di avere un concerto di beneficenza è che puoi avere più flussi di entrate. Come ho detto prima, puoi avere musicisti o altri sostenitori che creano pagine di campagna insieme alla tua pagina generale della campagna.

Anche i biglietti saranno una fonte principale di raccolta fondi. Rendere i biglietti disponibili online in anticipo renderà più facile per le persone impegnarsi ad andare, ma non essere sorpreso se hai un sacco di persone che vogliono pagare alla porta. Assicurati di avere una cassa e un processore di pagamento mobile a portata di mano.

Concessioni e magliette sono un altro modo per raccogliere soldi durante l’evento. Puoi disegnare una maglietta dell’evento e avere dei volontari che vendono acqua e altre bevande. Se il tuo locale offrirà cibo o bevande, chiedi se sono disposti a designare il ricavato di un cocktail o di un dolcetto d’autore da destinare alla tua causa.

Infine, potresti essere in grado di ottenere qualche numero dell’ultimo minuto se gli artisti o un emcee ricordano al pubblico che possono donare attraverso la tua pagina di donazione mobile. Qualcuno starà sicuramente registrando una performance, ditegli di andare online e donare visto che hanno già il loro smartphone in mano.

Pronto per il rock

Ci sono molti dettagli da sistemare in ogni evento di raccolta fondi, ma prendersi cura di questi quattro passi vi aiuterà a gestire le preoccupazioni uniche di ospitare un concerto di beneficenza. Questo può essere un ottimo modo per uscire dalla vostra solita routine di raccolta fondi e portare più membri della vostra comunità locale ad impegnarsi con la vostra causa. Reclutando gli esecutori e ogni loro pubblico personale, è possibile raggiungere oltre la vostra base di sostenitori e collegare le persone che potrebbero non aver mai incontrato la vostra organizzazione altrimenti.

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